Ich bin im Home Office – und jetzt???

Das Home-Office ist in Deutschland auch unter den Begriffen “Teleheimarbeit” oder “e-Work” bekannt. Die Arbeit im Home-Office erfolgt per Definition von zu Hause aus. Arbeitnehmer richten sich in ihrem Haus oder ihrer Wohnung einen Arbeitsplatz ein und können via E-Mail oder Telefon die Aufgaben und Ziele mit dem Arbeitgeber absprechen.

Es gibt zwei verschiedene Arten von Home-Office in Deutschland. In der heimbasierten Telearbeit erfolgt die Arbeit ausschließlich von zu Hause aus. In der alternierenden Telearbeit arbeitet der Mitarbeiter sowohl von zu Hause als auch beim Arbeitgeber im Unternehmen. Die entsprechenden Arbeitstage und -zeiten werden dabei im Vorfeld abgesprochen.

Eine gesetzliche Home-Office-Regelung gibt es in Deutschland nicht. In den Niederlanden haben Arbeitnehmer allerdings seit Juli 2015 einen Rechtsanspruch auf Home-Office. Hierzulande müssen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber über eine Home-Office-Vereinbarung einig sein.

Aktuell gibt es allerdins überlegungen des Arbeitsministers Hubertus Heil, einen Anspruch des Arbeitnehmers auf Einrichtung eines Hofeoffice Arbeitsplatzes einzuführen.

…weil er meint dass ich krank bin?

Hat der Arbeitgeber begründete Anhaltspunkte, anzunehmen, dass der Beschäftigte an Corona erkrankt ist, darf er zum Schutz des Betroffenen und der restlichen Belegschaft diesen zur Genesung nach Hause schicken. In diesem Fall kann er natürlich keine Arbeit von Zuhause aus verlangen. Bei Arbeitsunfähigkeit besteht insoweit ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (§ 3 EFZG).

…weil er vage vermutet, dass ich krank sein könnte?

Bei Freistellung von der Arbeit aufgrund bloßer vager Vermutung des Arbeitgebers, der/die Beschäftigte könnte erkranken, befindet sich der Arbeitgeber aufgrund Arbeitsfähigkeit und Arbeitswilligkeit der/des Beschäftigten im Annahmeverzug und schuldet weiterhin Gehalt gemäß § 615 BGB

…weil er will, dass ich vorsichtshalber von Zuhause aus arbeite?

Der Arbeitgeber hat grundsätzlich kein Recht, über den privaten Wohnraum seiner Beschäftigten zu verfügen. Er kann also nicht einseitig Arbeit von zu Hause aus anordnen, sondern es bedarf einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. In der augenblicklichen Situation und um Ansteckungen zu vermeiden, kann es aber sinnvoll sein, sich über die Möglichkeiten der Homeoffice-Arbeit grundsätzlich und vermehrt zu verständigen.

Das Einverständnis des Arbeitnehmers muss aber nicht zwingend schriftlich sein. Durch schlüssiges Handeln kann der Arbeitnehmer ebenfalls zeigen, dass er mit einer Arbeit im Homeoffice einverstanden ist. Ein Indiz dafür liegt vor, wenn er sich sein Arbeitsmaterial von der Arbeit mit nach Hause nimmt und zu Hause dann auch tatsächlich arbeitet.

Entschließt sich der Arbeitgeber aus freien Stücken den Betrieb vorübergehend zu schließen, kann er dies natürlich tun. Er muss dann aber auch in diesem Fall das Entgelt weiterzahlen (§ 615 BGB) und darf ohne ausdrückliche Vereinbarung auch hier nicht auf die Stundenkonten der Beschäftigten zurückgreifen. Arbeitnehmer/innen einfach nach Hause schicken, ohne Lohn zu zahlen, darf der Arbeitgeber nicht. Vielmehr trägt der Arbeitgeber das sog. Betriebs- und Wirtschaftsrisiko, auch bei unrentabler Beschäftigung (§ 615 S. 3 BGB).

In der augenblicklichen Situation können Unternehmen vermehrt auf Kurzarbeit zurückgreifen und die Entgeltausfälle über Kurzarbeitergeld abfedern. Diese Leistung muss vom Arbeitgeber beantragt werden. Die Bundesregierung hat aktuell im Eilverfahren die Regelungen für die Kurzarbeit verändert, die ab dem 1. April 2020 rückwirkend zum 1. März 2020 in Kraft treten werden. Vor allem die Unternehmen und ihre Beschäftigten, die direkt oder indirekt von den Folgen der Corona-Krise betroffen sind, sollen so eine wirkungsvolle Unterstützung bekommen.

Voraussetzung für den Bezug von Kurzarbeitergeld ist, dass die üblichen Arbeitszeiten verringert sind, bislang muss mindestens ein Drittel der Beschäftigten von einem Arbeitsausfall betroffen sein, nun soll dieser Schwellenwert auf 10 Prozent der Beschäftigten, die vom Arbeitsausfall betroffen sind, abgesenkt werden. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn aufgrund des Corona-Virus Lieferungen ausbleiben und dadurch die Arbeitszeit verringert werden muss oder staatliche Schutzmaßnahmen dafür sorgen, dass der Betrieb vorrübergehend geschlossen wird.

Wenn der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber von zuhause aus tätig wird, dann handelt es sich um betriebliche Aufwendungen, die grundsätzlich der Arbeitgeber zu tragen hat, zumindest sollte dieser an den Koaten entsprechend beteiligt werden. In der Regel werden diese Kosten in den abzuschließenden Vereinbarungen oder Betriebsvereinbarungen geregelt.

Ausdrückliche gesetzliche Regelungen extra für das Homeoffice oder mobiles Arbeiten – also immer, wenn der Mitarbeiter nicht im Büro, sondern an einem selbst eingerichteten Arbeitsplatz arbeitet – existieren in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) nicht.

Unternehmen müssen unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs der Umstände und der Zwecke der Datenverarbeitung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, die auch die jeweilige Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schwere des Risikos für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen berücksichtigen. Mit anderen Worten: die Maßnahmen müssen Datensicherheit gewährleisten, wobei bei der Auswahl das Schutzniveau nach Stand der Technik und das Risiko für die Betroffenen in Ausgleich zu bringen sind.

Welche konkreten Maßnahmen zu ergreifen sind, ist also immer im Einzelfall zu ermitteln und hängt unter anderem davon ab, wer welche Daten in welchem Umfang verarbeitet, welche Risiken für die Betroffenen drohen und mit welchem Aufwand welche Möglichkeiten der Sicherung bestehen. Mit Blick auf der Arbeit von zu Hause empfehlen wir insbesondere Maßnahmen zur

• Wahrung der üblichen Arbeitsdisziplin, insbesondere Ordnung, sichere Aufbewahrung von Arbeitsmaterialien, Vorgaben zum effektiven Passwortschutz und gewissenhafte Entsorgung von Datenträgern unter Einhaltung der sonst im Betrieb üblichen Schutzstufen und –klassen;
• Gewährleistung der technischen Sicherheit, insbesondere die Sicherheit der eingesetzten Endgeräte und Einsatz verschlüsselter Schnittstellen;
• Einsatz von Geräten, insbesondere klare Regelungen zu privater Nutzung von betrieblicher IT bzw. betrieblicher Nutzung privater Geräte;
• Schutz der IT-Infrastruktur, insbesondere durch eine besonders gesicherte Verbindung (z.B. VPN);
• Aktualisierung von Virenschutzprogrammen und eingesetzter Software;
• Sensibilisierung und ggf. weitere Schulung von Mitarbeitern;
• Klares Prozedere bei Datenpannen und IT-Problemen;
• Einräumung von Kontrollrechten des Arbeitgebers sowie ggf. des Datenschutzbeauftragten;
• Vorgabe eines eindeutigen Zugriffs- und Berechtigungssystem.

Besondere Vorsicht bei der Erlaubnis der Arbeit im Homeoffice ist geboten, wenn Mitarbeiter mit der Verarbeitung besonders sensibler Daten betraut sind. Zu den besonders schützenswerten personenbezogenen Daten nach der DSGVO gehören vor allem die in Art. 9 Abs. 1 genannten Informationen zur rassischen und ethnischen Herkunft, Gewerkschaftszugehörigkeit, zu politischen Meinungen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.

Achtung: Einzelne Datenschutzaufsichtsbehörden haben in der Vergangenheit die Zulässigkeit der Verarbeitung sensitiver personenbezogener Daten im Homeoffice unter Verweis auf die besonderen Herausforderungen für die Datensicherheit abgelehnt. Es empfiehlt sich daher, die Verarbeitung von sensitiven Kunden- bzw. Beschäftigtendaten im Mobile Office soweit wie möglich auszuschließen.

Für einen generellen Ausschluss der Verarbeitung sensitiver Daten gibt es allerdings keine gesetzliche Grundlage. Vielmehr ist auch hier im Einzelfall zu entscheiden, ob das Risiko für einen Datenmissbrauch angemessen reduziert werden kann oder ob ein unvermeidbares Restrisiko eine Datenverarbeitung im Rahmen von Homeoffice ausschließt. Dabei gilt: Je sensibler und damit schützenswerter personenbezogene Daten sind, desto stärker müssen sie geschützt werden.

Wenn dies so vereinbart wurde, dann geht das schon. Denn nicht immer können oder wollen Arbeitgeber ihren Beschäftigten betriebliche Laptops oder Smartphones zur Nutzung im Homeoffice bereitstellen. Nicht selten nutzen Beschäftigte daher ihre privaten Endgeräte zur Arbeit von zuhause. Diese unter dem Stichwort „Bring-Your-Own-Device“ (kurz „BYOD“) bekannte Praxis birgt aber arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Risiken.

Grundsätzlich sind in diesem Fall nämlich die Zugriffs- und Kontrollrechte des Arbeitgebers umfassend beschränkt, da nicht ausgeschlossen werden kann, dass auch auf private Daten der Beschäftigten zugegriffen wird. Zudem kann nicht gewährleistet werden, dass die vorgeschriebenen Maßnahmen der Datensicherheit vollumfänglich eingehalten werden.

Abhilfe kann eine entsprechende Nutzungsvereinbarung schaffen, in der insbesondere Regelungen über zugelassene Endgeräte, Trennungspflichten von beruflichen und privaten Daten, Aufbewahrungs- und Zugangsvorgaben, die Nutzung des Endgeräts durch den Arbeitnehmer sowie den Zugriff des Arbeitgebers auf das Endgerät des Arbeitnehmers getroffen werden und in der dem Arbeitgeber in zulässigem Umfang Administrations- und Fernzugriffsrechte eingeräumt werden.

Gerade in Zeiten von Homeoffice gewinnt der Einsatz cloudbasierter (Video-)Konferenztools an enormer Bedeutung. Ob unter Kollegen oder mit den Kunden – die möglichst direkte Kommunikation ist im Homeoffice wichtiger denn je. Neben wirtschaftlichen Erwägungen, wie den entstehenden Kosten oder der technischen Verfügbarkeit des Dienstes, müssen auch rechtliche Aspekte in die Auswahlentscheidung einfließen. Denn auch im Falle der Einbindung eines externen Dienstleisters bleibt der Arbeitgeber grundsätzlich Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts.

Soweit die einzusetzende Software Funktionen vorhält, die über das betrieblich Erforderliche hinausgehen (z.B. das Fertigen von personenbeziehbaren Nutzungsstatistiken, etc.), dürfen diese regelmäßig nicht genutzt werden und müssen vor dem Einsatz der Software deaktiviert werden. Sowohl aus eigenem Interesse, als auch zum Zwecke der Sicherstellung der Integrität und Vertraulichkeit der Kommunikation, sollte auf eine verschlüsselte Übertragung Wert gelegt werden. Sind sensitive personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse oder Informationen, die einem Berufsgeheimnis unterliegen, Gegenstand der Kommunikation, ist eine verschlüsselte Übertragung verpflichtend.

Typischerweise wird zwischen dem Unternehmen und dem Anbieter der jeweiligen Tools ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO abzuschließen sein. Wer auf Nummer sicher gehen will, wählt einen Dienst, der die Daten ausschließlich in der EU verarbeitet. Sofern das Hosting bzw. die Bereitstellung der SaaS-Software zumindest (auch) auf Servern außerhalb der Europäische Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes stattfindet, müssen mit dem Dienstleister zusätzliche Garantien vereinbart werden (z.B. Standard-Vertragsklauseln gemäß 2010/87/EU, Zertifizierung unter dem US-EU Privacy Shield, etc.).

Die Arbeitszeiten richten sich wie bisher nach den Regelungen im Arbeitsvertrag oder nach den betrieblichen Regelungen. Das bedeutet auch, dass der Arbeitnehmer nicht außerhalb der Arbeitszeiten im Home Office erreichbar sein muss. Aber auch hier gilt das Arbeitszeitgeset. Das bedeutet, dass regelmäßig kein Arbeitnehmer länger als acht Stunden pro Werktag innerhalb von sechs Kalendermonaten arbeiten darf.

Auch für die Ruhe- und Pausenzeiten bestehen die gleichen Regelungen wie für die „normale Arbeit“. Allerdings wird man dem Arbeitnehmer zugestehen müssen, dass er selbst darauf zu achten hat, dass er nicht gegen das Arbeitszeitgesetz verstößt, da der Arbeitgeber im Homeoffice kaum eine Möglichkeit hat, die Einhaltung zu überwachen. Es dürfte dann ausreichend sein, wenn der Arbeitgeber in der entsprechenden Vereinbarung den Arbeitnehmer nochmals auf die Einhaltung der ArbZG ausdrücklich hinweist.

Im Home-Office ist es zunächst wichtig, dass der Arbeitnehmer für den Chef und ggf. für Kollegen erreichbar ist. Dies kann via Internet und E-Mail oder auch per Telefon gewährleistet werden.

Zusätzlich sollte der Arbeitnehmer bei Home-Office ein Arbeitszimmer einrichten, sofern die Größe der Wohnung dies zulässt.  Im Home-Office sollten die Möbel grundsätzlich ergonomisch sein, damit der Arbeitnehmer den ganzen Tag problemlos arbeiten kann.

Arbeitnehmer sollten speziell beim Stuhl und dem Schreibtisch im Home-Office auf Folgendes achten:

Schreibtischstuhl:

• Sitzhöhe entspricht der Kniekehlenhöhe
• Fester Kontakt zur Rückenlehne und mindestens zwei Fingerbreit Platz von der Sitzvorderkante zur Kniekehle
• Armauflage entspricht der Ellenbogenhöhe über der Sitzfläche
• Rückenlehne stützt den Rücken und macht jede Bewegung mit

Schreibtisch:

• Mindestens 72 cm Höhe
• Arbeitsflächengröße von 160 x 80 cm
• Drucker und andere vibrierende Geräte sollten auf einem anderen Tisch stehen
• ausreichende Beinfreiheit
• reflexionsarme Oberfläche
• ggf. neigbar

Im Arbeitszimmer beträgt die ideale Raumtemperatur ca. 22 ° C. Zudem sollten Sie regelmäßig lüften, damit ausreichend Frischluft im Raum ist. Der Bildschirm sollte auf 400 bis 600 Lux eingestellt werden. Viel Tageslicht sorgt außerdem dafür, dass Ihre Augen nicht so stark belastet werden wie bei künstlichem Licht.

Grundsätzlich stehen Arbeitnehmer unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Bei einem Unfall während der Arbeitszeit oder auf dem direkten Weg zur Arbeit haftet die Unfallversicherung für entstandene Schäden.

Mitarbeiter in Heimarbeit sind ebenfalls gesetzlich unfallversichert. Allerdings kommt die Versicherung unter bestimmten Kriterien nicht auf. Begeben Sie sich beispielsweise auf den Weg vom Arbeitsplatz zur Toilette oder in die Küche, greift die gesetzliche Unfallversicherung bei einem Arbeitsunfall nicht. So entschied das Sozialgericht München in seinem Urteil vom 04.07.2019 (Az.: S 40 U 227/18), dass der Gang zur Toilette im Homeoffice nicht gesetzlich unfallversichert ist.

Ein Mann war auf dem Rückweg von der Toilette gestürzt und hatte sich eine Fraktur zugezogen. Da der Arbeitgeber jedoch keinen Einfluss auf die Sicherheit im Zuhause des Mitarbeiters hat, zählt dieses nicht zur Betriebsstätte und die gesetzliche Unfallversicherung greift nicht, so das Gericht.

Auch hier gilt zunächst, was zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart wurde. Würde die Nutzung des Heimarbeitsplatzes nur befrsitet vereinbart, dann endet diese Vereinbarung zum Ende der vereinbarten zeit und der Arbeitnehmer muss wieder seine Arbeit vor Ort im Betrieb aufnehmen, es seindenn, die Vereinbarung wird beidseitig verlängert.

Prinzipiell hat der Betriebsrat dieselben Rechte wie bei der Einführung von Arbeit im Homeoffice (Telearbeit). Das bedeutet, dass Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats nach § 87 BetrVG, und zwar nach Abs. 1 (Ordnung des Betriebs und Verhalten der Arbeitnehmer), Abs. 2 und 3 (Arbeitszeit) und Abs. 7 (Gesundheitsschutz) sowie nach § 111 (Betriebsänderungen), und zwar wegen Verlegung des Betriebs bzw. Arbeitsortes nach Satz 3 Nr. 2, Nr. 4 (Änderung der Betriebsorganisation) oder Nr. 5 (neue Arbeitsmethoden) und schließlich nach § 99 Abs. 1 i.V.m. § 95 Abs. 3 BetrVG (Versetzung) in Betracht kommen. Der Arbeitgeber kann eine Rückholung von Beschäftigten aus dem Homeoffice ins betriebliche Büro also nur mit der Beteiligung des Betriebsrats anordnen, soweit dazu nicht ohnehin bereits eine Betriebsvereinbarung mit entsprechenden Regelungen abgeschlossen wurde.

Wenn der Arbeitgeber die Arbeitsmittel, wie zum Beispiel Notebooks oder Monitore, für die Arbeit im Homeoffice zur Verfügung stellt, haftet er auch im Versicherungsfall., d.h. der Arbeitgeber muss auch hier ein neues Gerät zur Verfügung stellen, wenn dieses beschädigt wird oder ausfällt, sofern der Arbeitnehmer die Beschädigung nicht verursacht hat.

Hat hingegen der Arbeitnehmer den Schaden verursacht, gelten insoweit dieselben Grundsätze wie bei der Beschädigung von Arbeitsgeräten im Betrieb. Es gelten dann die Grundsätze zur privilegierten Arbeitnehmerhaftung. Der Arbeitnehmer haftet dann voll bei vorsätzlicher Beschädigung und hälftrig bei normal fahrlässiger Beschädigung, nicht hingegen bei nur leicht fahrlässiger Beschädigung.